Een partner vertrekt
Klopt de eindafrekening wel?
Bij een uittreding of toetreding van een partner in een advocatenkantoor draait alles om een eerlijke afrekening. Juist op dat moment wordt duidelijk of uw cijfers echt kloppen. Vooral de waardering van het onderhanden werk in het advocatenkantoor en de juiste toepassing van de winstverdelingsafspraken zijn cruciaal op dit soort momenten.
In de praktijk blijkt dat hier vaak risico’s zitten, met directe impact op de winstverdeling binnen het kantoor.
Dat bleek ook in een recente casus.
Onderhanden werk: probleem leek het tijdschrijfsysteem
Via een leverancier van tijdschrijfsoftware werden wij gevraagd voor een second opinion bij een advocatenkantoor. Het kantoor werkte al jaren met hetzelfde tijdschrijfsysteem voor advocaten en was daar tevreden over. Toch adviseerde hun adviseur om over te stappen. Volgens hem konden er geen betrouwbare rapportages worden opgesteld van het onderhanden werk per advocaat.
Op het eerste gezicht een logisch probleem, maar de timing was opvallend. Wat speelde er? Binnen korte tijd kreeg het kantoor te maken met meerdere wijzigingen in de maatschap:
- een partner trad uit na het eerste kwartaal van het jaar
- een nieuwe partner trad in de loop van het jaar toe
- later in het jaar volgde opnieuw een uittreding
Dit betekende dat er meerdere tussentijdse afrekeningen moesten worden opgesteld, waarbij het volgende cruciaal was:
- de waardering van onderhanden werk
- de omzettoerekening per partner
- de juiste toepassing van de winstverdeling, met partner-specifieke afspraken.
Partnerwissel advocatenkantoor: twijfel over de cijfers
Hoewel de benodigde rapportages beschikbaar waren, ontstond er twijfel bij de partners over de juistheid van de verschillende eindafrekeningen. De cijfers leken op orde, maar de uitkomsten sloten niet aan bij het gevoel en de praktijk. Dat gebrek aan aansluiting zorgde voor onzekerheid, juist op een moment waarop duidelijkheid essentieel is.
De eerdere adviseur zocht de oorzaak in het tijdschrijfsysteem en adviseerde om over te stappen. De gedachte dat het probleem in de tooling zat, lag daarmee nadrukkelijk op tafel.
Juist omdat de impact van zo’n beslissing groot zou zijn, koos het kantoor ervoor om eerst een onafhankelijke second opinion te laten uitvoeren. Eerst inzicht in de werkelijke oorzaak, voordat een ingrijpende wijziging wordt doorgevoerd.
Die keuze bleek achteraf cruciaal.
Werkelijk oorzaak: verkeerde afgrenzing onderhanden uren
Uit de analyse bleek dat het tijdschrijfsysteem zelf naar behoren functioneerde. De beschikbare data was volledig en bood voldoende basis voor betrouwbare rapportages.
De kern van het probleem lag dan ook niet in de techniek, maar in de manier waarop het onderhanden werk was vastgesteld.
Bij de afbakening van historische posities was een onjuiste systematiek gehanteerd. Hierdoor werden uren niet consequent en correct meegenomen in de waardering. Dat werkte direct door in de uitkomsten.
Het gevolg was dat:
- het onderhanden werk te hoog of te laag werd gewaardeerd
- omzet niet juist aan de betreffende partners werd toegerekend
- en eindafrekeningen een vertekend beeld gaven
De conclusie was helder: niet het systeem, maar de onderliggende vertrekpunten lagen aan de basis van het probleem. Juist omdat de cijfers al met de betrokken partners waren gedeeld, werden de gevolgen direct voelbaar in afrekeningen die aanzienlijk afweken.
Waarom dit direct impact heeft op de partnerafrekening
Binnen een advocatenkantoor is onderhanden werk geen administratieve restpost, maar een essentieel onderdeel van de financiële positie.
Een afwijking in de waardering werkt direct door in:
- de afrekening met uittredende partners
- de verdeling van het resultaat binnen de maatschap
- en de financiële positie bij toetreding van een nieuwe partner
Juist bij kantoren met langer lopende dossiers of grotere zaken kunnen kleine verschillen in uitgangspunten al leiden tot aanzienlijke financiële effecten. En op het moment dat deze bedragen moeten worden verdeeld, worden die verschillen onvermijdelijk onderwerp van gesprek.
De belangrijkste les voor partners van advocatenkantoren
Deze casus laat zien dat een probleem in de cijfers niet automatisch een probleem in het tijdschrijfsysteem voor advocaten is.
Het echte risico zit vaak in:
- de afbakening van onderhanden werk
- de verwerking van historische posities
- en de aansluiting tussen administratie en winstverdeling
Wanneer deze elementen niet consistent worden toegepast, ontstaat er onvermijdelijk ruis over de uitkomsten. Zelfs wanneer de rapportages er op het eerste gezicht correct uitzien. Juist bij toe- en uittreding van partners is het daarom essentieel om de cijfers goed te onderbouwen.
Voorkom discussie achteraf
In deze casus werd het probleem nog net op tijd ontdekt.
Dat voorkwam discussie tussen partners en een mogelijke scheve afrekening. Niet door een nieuw systeem te implementeren, maar door kritisch te kijken naar de basis van het onderhanden werk binnen het advocatenkantoor.
Over LegalCount
LegalCount ondersteunt advocatenkantoren bij vraagstukken rondom:
- waardering onderhanden werk
- toe- en uittreding van partners
- winstverdeling binnen de maatschap
- financiële sturing en rapportages
Juist op momenten waarop financiële belangen samenkomen, helpt een onafhankelijke en inhoudelijke analyse om zekerheid te krijgen over de cijfers én de uitgangspunten daarachter.
