Werkkostenregeling (WKR) voor advocaten

Een vaste kostenvergoeding lijkt een klein onderdeel van de salarisadministratie. Toch kan de fiscale verwerking ervan een merkbaar verschil maken voor uw vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Veel advocatenkantoren brengen een vergoeding volledig ten laste van de vrije ruimte, terwijl bepaalde kosten mogelijk anders kunnen worden behandeld. De vergoeding blijft hetzelfde, maar de fiscale inrichting en onderbouwing kunnen aanzienlijk slimmer.

€ 150 vergoeding betekent niet automatisch € 150 vrije ruimte

Stel: een advocaat-medewerker ontvangt iedere maand een vaste kostenvergoeding van € 150. Bij veel kantoren wordt dat bedrag volledig ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) gebracht. Dat is administratief eenvoudig, maar fiscaal mogelijk niet optimaal.

Zo’n vergoeding bestaat meestal uit verschillende kostensoorten. Afhankelijk van de aard van de kosten kan een deel onder een gerichte vrijstelling vallen of als intermediaire kosten worden behandeld. Het eventuele restant komt dan in de vrije ruimte terecht. De vergoeding blijft € 150, maar de fiscale verwerking kan wezenlijk anders zijn.

Begin niet met de fiscale uitkomst, maar met de werkelijke kosten

Een goede vaste kostenvergoeding begint met een feitelijke inventarisatie. Het is niet de bedoeling om achteraf een bedrag te verdelen met als doel de vrije ruimte zo laag mogelijk te maken. De werkelijke, terugkerende kosten van de medewerkers zijn het uitgangspunt.

Denk binnen de advocatuur bijvoorbeeld aan:

·         zakelijke telefoon- en communicatiekosten;
·         vakliteratuur en beroepsgerichte kennisbronnen;
·         thuiswerkkosten;
·         parkeerkosten bij cliëntbezoeken of zittingen;
·         kosten rond toga en beroepskleding;
·         kleine uitgaven die een medewerker namens het kantoor doet.

Welke fiscale behandeling past, hangt af van de precieze feiten en voorwaarden. Niet iedere genoemde kostenpost is automatisch vrijgesteld. Juist daarom zijn een goede uitsplitsing en onderbouwing noodzakelijk.

Vergeet de formele verwerking binnen de WKR niet

Een passende kostenanalyse alleen is niet voldoende. De vergoeding moet ook correct in de arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie en financiële administratie worden verwerkt. Waar aanwijzing als eindheffingsloon vereist is, moet die aanwijzing tijdig en herkenbaar plaatsvinden. Zonder een juiste verwerking kan een vergoeding alsnog als belast loon bij de werknemer worden behandeld.

Zorg daarom dat de vastlegging en de administratieve verwerking op elkaar aansluiten. Een berekening in een los dossier helpt weinig als de salarisadministratie vervolgens het volledige bedrag zonder uitsplitsing verwerkt.

Periodiek toetsen, niet automatisch ieder jaar volledig overdoen

Een vaste vergoeding is geen regeling die u eenmaal vaststelt en vervolgens onbeperkt ongewijzigd laat doorlopen. Werkzaamheden, thuiswerkpatronen en kosten kunnen veranderen. Ook kan de Belastingdienst om een nieuw onderzoek vragen.

Een jaarlijkse korte beoordeling is daarom verstandig. Bekijk of functies, omstandigheden of kostensoorten wezenlijk zijn gewijzigd. Als daar aanleiding voor is, voert u opnieuw een representatief kostenonderzoek uit. U kunt er als interne beheersmaatregel voor kiezen om periodiek opnieuw enkele medewerkers gedurende drie maanden te laten registreren. Dat is een praktische beleidskeuze, geen algemene wettelijke verplichting om ieder jaar standaard hetzelfde volledige onderzoek te herhalen.

Waarom dit snel relevant wordt

Bij één medewerker lijkt het verschil beperkt. Bij twintig medewerkers met ieder € 150 per maand gaat het echter om € 36.000 aan vaste kostenvergoedingen per jaar. Dan wordt de vraag hoeveel werkelijk ten laste van de vrije ruimte behoort te komen ineens een stuk interessanter.

Niet méér vergoeden, maar slimmer inrichten

Een goed ingerichte vaste kostenvergoeding is geen fiscale truc. Het is een combinatie van praktische eenvoud, een actuele feitenbasis en een zorgvuldige verwerking binnen de WKR.

De vraag is daarom niet alleen óf uw kantoor een vaste kostenvergoeding verstrekt. De relevante vraag is of u nog precies weet hoe deze is opgebouwd, waarop de bedragen zijn gebaseerd en wanneer de regeling voor het laatst inhoudelijk is beoordeeld.