De kracht van
de juiste softwaremix
Jarenlang was de keuze eenvoudig. Eén leverancier leverde het praktijkmanagementsysteem, documentbeheer, financiële administratie en vaak ook een groot deel van de ICT-omgeving. Dat bood overzicht en beperkte het aantal leveranciers waarmee een kantoor zaken deed.
Tegenwoordig ziet de markt er anders uit. Voor vrijwel ieder onderdeel van de praktijkvoering zijn gespecialiseerde oplossingen beschikbaar. Denk aan documentmanagement, CRM, kennismanagement, tijdschrijven of financiële administratie. Veel van deze oplossingen bieden functionaliteiten die verder gaan dan die van traditionele totaalpakketten.
Daarom kiezen steeds meer advocatenkantoren voor een best-of-breed aanpak: per proces de software inzetten die daarin het sterkst is.
Maar hoe bepaalt u welke software daadwerkelijk bij uw kantoor past?
Stap 1: Begin bij uw praktijk,
niet bij de software
Veel softwaretrajecten starten met een demonstratie van een leverancier. Dat lijkt logisch, maar leidt niet altijd tot de juiste keuze. De belangrijkste vraag is namelijk niet welke software beschikbaar is, maar hoe uw kantoor werkt. Kijk daarom eerst naar uw dagelijkse praktijk:
- Waar verliezen medewerkers onnodig tijd?
- Welke processen verlopen omslachtig?
- Waar wordt informatie dubbel vastgelegd?
- Welke werkzaamheden kunnen verder worden geautomatiseerd?
Door eerst de knelpunten en ambities van uw kantoor in kaart te brengen, ontstaat een duidelijker beeld van wat u werkelijk nodig heeft.
Een goede softwarekeuze begint bij de praktijk, niet bij de leverancier.
Stap 2: Maak uw softwarelandschap inzichtelijk
Veel advocatenkantoren gebruiken in de loop der jaren steeds meer systemen. Daardoor ontstaat vaak een landschap dat organisch is gegroeid, maar zelden als geheel wordt beoordeeld.
Breng daarom in kaart welke oplossingen momenteel worden gebruikt voor bijvoorbeeld:
- Praktijkmanagement
- Documentmanagement
- CRM
- Kennismanagement
- Financiële administratie
- Samenwerking en communicatie
Noteer daarbij ook de leveranciers, contracten, licentiekosten en eventuele koppelingen tussen systemen.
Stap 3: Betrek de mensen die ermee werken
Partners, advocaten, juridisch medewerkers en ondersteunende afdelingen kijken allemaal anders naar software. Juist daarom zijn hun ervaringen waardevol. Wat voor de ene sectie goed werkt, kan voor een andere sectie een belemmering vormen. Vraag daarom actief naar ervaringen, wensen en frustraties.
Vaak komen juist dan de verbeterpunten boven tafel die in een leverancierspresentatie niet zichtbaar worden. Daarnaast creëert betrokkenheid meer draagvlak voor toekomstige veranderingen.
Stap 4: Beoordeel ieder proces afzonderlijk
Een veelgemaakte fout is om software als één geheel te beoordelen. In een best-of-breed aanpak kijkt u juist naar de afzonderlijke processen binnen uw kantoor.
Stel uzelf per onderdeel de vraag:
“Ondersteunt deze oplossing onze medewerkers optimaal?”
Een leverancier kan uitstekend zijn in praktijkmanagement, maar minder sterk in documentmanagement of CRM. Dat is niet vreemd. Geen enkele leverancier blinkt overal in uit. Door per proces kritisch te kijken naar de beschikbare oplossingen ontstaat ruimte om gerichte verbeteringen door te voeren.
Stap 5: Kies voor toegevoegde waarde, niet voor gemak
De verleiding is groot om te kiezen voor één leverancier die alles aanbiedt. Dat lijkt overzichtelijk, maar is niet automatisch de beste keuze.
Een best-of-breed aanpak draait om het selecteren van de oplossingen die het meeste bijdragen aan uw praktijkvoering. Soms betekent dat één leverancier voor meerdere onderdelen. Soms is een combinatie van gespecialiseerde partijen verstandiger.
De doorslaggevende vraag is niet hoeveel leveranciers u heeft, maar hoeveel waarde de software toevoegt aan uw kantoor.
Draagt een oplossing bij aan efficiënter werken, betere dienstverlening en minder administratieve belasting? Dan is dat vaak een betere keuze dan een systeem dat vooral gemak biedt in het beheer.
Conclusie: software moet uw kantoor vooruithelpen
Een best-of-breed aanpak betekent niet dat u zoveel mogelijk leveranciers moet inzetten. Het betekent dat u bewust kiest voor de beste oplossing per proces.
Advocatenkantoren die periodiek kritisch naar hun softwarelandschap kijken, ontdekken vaak nieuwe mogelijkheden om efficiënter te werken, kennis beter te benutten en medewerkers beter te ondersteunen.
De vraag is daarom niet of u met één of meerdere leveranciers werkt. De vraag is of uw huidige softwarelandschap uw kantoor helpt om optimaal te presteren.
