Breng structuur en
automatisering samen
Administratie is voor veel advocatenkantoren een noodzakelijk onderdeel van de bedrijfsvoering, maar zelden een activiteit die direct waarde toevoegt voor cliënten. Toch besteed je mogelijk nog onnodig veel tijd aan handmatige werkzaamheden, dubbele invoer en het verwerken van documenten.
Met de juiste inrichting van je administratieve proces kun je de werkdruk verlagen, kosten besparen en tegelijkertijd meer inzicht krijgen in de financiële prestaties van je kantoor. Hieronder lees je welke zes stappen daarbij het meeste verschil maken.
1. Leg een sterke basis met
online boekhoudsoftware
Een efficiënte administratie begint bij een moderne boekhouding. Veel kantoren werken nog met een boekhoudmodule die onderdeel is van een groter softwarepakket. Daardoor zijn uitbreidingen en koppelingen vaak beperkt.
Een onafhankelijke online boekhoudoplossing biedt meer flexibiliteit en maakt het eenvoudiger om andere systemen te koppelen. Hierdoor ontstaat één centrale financiële administratie die altijd actueel is.
2. Digitaliseer je inkomende facturen
Het handmatig verwerken van facturen kost tijd en vergroot de kans op fouten. Door facturen automatisch te laten verwerken en digitaal op te slaan, wordt dit proces aanzienlijk eenvoudiger.
3. Verwerk bonnetjes direct onderweg
Losse bonnetjes raken gemakkelijk kwijt of blijven wekenlang op bureaus liggen. Met een mobiele app kun je bonnetjes direct fotograferen en doorsturen naar de administratie. De uitgaven worden direct verwerkt, waardoor je administratie actueel blijft en er minder correctiewerk achteraf nodig is.
4. Automatiseer je bank- en betalingsverkeer
en koppeling tussen je boekhouding en je bank voorkomt veel handmatig werk. Banktransacties worden automatisch verwerkt en gekoppeld aan openstaande facturen. Ook betalingen aan leveranciers kun je eenvoudig vanuit de administratie voorbereiden. Hierdoor bespaar je tijd en houd je grip op je liquiditeit.
5. Houd grip op openstaande facturen
Een gezonde cashflow begint bij effectief debiteurenbeheer. Door je boekhouding te koppelen aan software voor debiteurenbeheer worden openstaande facturen automatisch bewaakt. Herinneringen en aanmaningen worden tijdig verstuurd, waardoor betalingen sneller binnenkomen en de administratieve belasting afneemt.
6. Stuur op actuele cijfers
Wanneer alle financiële processen digitaal zijn ingericht, ontstaat realtime inzicht in de prestaties van je kantoor. Via dashboards zie je direct hoe je omzet, kosten en liquiditeit zich ontwikkelen. Daardoor kun je sneller bijsturen en beslissingen nemen op basis van actuele informatie in plaats van historische rapportages.
Wat levert dit op?
Een slim ingericht administratief proces levert voordelen op voor zowel kleine als grotere advocatenkantoren:
- Minder tijd besteed aan administratieve werkzaamheden
- Lagere personeelskosten op de financiële administratie
- Minder fouten door handmatige invoer
- Snellere verwerking van facturen en betalingen
- Lagere accountantskosten bij de jaarafsluiting
- Altijd inzicht in de financiële situatie van je kantoor
Door je administratieve processen opnieuw te beoordelen en waar mogelijk te automatiseren, creëer je een efficiëntere organisatie met lagere kosten en meer inzicht. Een investering die zich vaak sneller terugverdient dan je denkt.
